Le carnet d'entretien de copropriété : à quoi ça sert ?
Le carnet d’entretien de copropriété est un document contenant toutes les informations en rapport avec la maintenance et les travaux effectués dans l’immeuble en copropriété (entretien du jardin, ascenseur, ménage). Il répertorie également les travaux à venir, qui ont été approuvés au moyen d’un vote de l’assemblée générale (AG) de copropriété, ainsi que leur coût.
Cette archive est obligatoire dans toutes les copropriétés. Son existence répond à plusieurs besoins :
- Informer les potentiels acheteurs sur les travaux déjà réalisés, ceux qui sont prévus ainsi que leur coût. Le but est de leur permettre d’acquérir leur futur bien immobilier en copropriété en connaissance de cause ;
- Servir d’outil de gestion pour le syndic de copro pour l’aider dans sa prise de décision sur les futurs travaux de conservation ;
- Servir de preuve pour les copropriétaires en cas de litige sur le montant des travaux réalisés ou à réaliser.
Quelles informations contient le carnet de copropriété ?
Le décret du 30 mai 2001 de la loi SRU fixe le contenu du carnet d’entretien d’un immeuble en copropriété. D’après ce dernier, le carnet d’entretien de copro doit contenir les informations suivantes :
- L’adresse de l’immeuble ;
- L’identité du syndic actuel de la copropriété. En cas de changement de syndic, la modification de l’identité du syndic soit avoir lieu immédiatement lors de l’assemblée générale de désignation du nouveau syndic ;
- Les références des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat de copropriétaires ainsi que leurs dates d’échéance ;
- L’année de réalisation des gros travaux comme une réfection de toiture, le ravalement de façade ou le remplacement de l’ascenseur, etc. ainsi que l’identité des entreprises ayant effectué ces travaux ;
- Les références des assurances dommage-ouvrages souscrites pour le syndicat des copropriétaires et qui ont une garantie en cours de validité ;
- Les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs avec leur date d’échéance ;
- Le diagnostic technique global précisant la liste des travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, avec les équipements ou éléments de bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l’échéancier recommandé ;
- Les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ;
- L’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidés par l’assemblée générale des copropriétaires, dans le cas où le document existe.
En plus des informations citées ci-dessus, le syndicat des copropriétaires a le droit de faire apparaître d’autres informations dans le carnet de copropriétaire s’il le décide. Cependant, les informations complémentaires doivent faire l’objet d’un vote à la majorité simple de l’assemblée générale. Il peut s’agir notamment d’informations sur les diagnostics techniques réalisés ou sur la construction de l’immeuble.
À noter : Les frais de syndic (ou honoraires) ne sont pas tenus d’apparaître dans le carnet d’entretien de la copropriété.
C’est au syndic de copropriété que revient la charge de réaliser, de tenir et de mettre à jour le carnet d’entretien. Aussi, il n’est prévu qu’un seul carnet d’entretien pour une copropriété. Cependant, dans le cas où la copropriété comporte plusieurs bâtiments, le syndic peut y ouvrir un chapitre par bâtiment afin d’apporter plus de lisibilité.
Si la copropriété comporte un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic devra réaliser et garder à jour un carnet d’entretien pour chacun d’entre eux.
Qui peut consulter le carnet d'entretien et comment y accéder ?
Vous êtes copropriétaire ou vous souhaitez acheter un appartement dans un immeuble en copropriété et vous vous demandez comment obtenir le carnet d’entretien de l’immeuble ? Sachez que tous les acheteurs potentiels peuvent consulter le carnet d’entretien lors d’une vente en copropriété. Le carnet permet alors à l’acheteur de prendre connaissance de l’entretien et de la maintenance de la copropriété.
Pour y accéder, il suffit aux acheteurs potentiels de faire la demande d’une copie du carnet à l’actuel propriétaire de la partie à vendre ou au syndic de copropriété.
Lors d’une vente en copropriété, la copie du carnet d’entretien doit obligatoirement être annexée à la promesse de vente et à la signature de l’acte authentique de vente selon les directives de la loi Alur. L’acheteur dispose ainsi d’une copie de ce document et pourra le consulter chaque fois qu’il le souhaite.
Tous les copropriétaires peuvent également consulter le carnet d’entretien de l’immeuble en copropriété à tout moment. Il leur suffit pour cela d’envoyer une simple lettre au syndic pour en faire la demande. Le syndic est en effet obligé de fournir une copie de l’archive aux copropriétaires.
Important : Dans le cas où la copropriété est gérée par un syndic professionnel, ce dernier peut décider de facturer la copie du carnet d’entretien de l’immeuble. Il est également libre de choisir le montant de cette prestation, mais ce montant doit être inscrit dans le contrat du syndic. Pour simplifier les démarches et réduire les coûts, vous pouvez simplement demander de recevoir une version numérique du carnet d’entretien.
Opter pour un carnet d’entretien dématérialisé est un bon moyen de faciliter l’accès à cette archive. Le syndic professionnel peut ainsi l’ajouter à l’intranet de la copropriété pour respecter son obligation d’information envers les copropriétaires. L’intranet de copropriété est un espace dématérialisé où le syndic stocke tous les documents de l’immeuble (carnet d’entretien, règlement de copropriété, etc.).
Modèle du carnet d'entretien de copropriété
Chaque copropriété possède son modèle de carnet d’entretien de l’immeuble qui lui est propre. Toutefois, il existe des modèles de carnet d’entretien regroupant les éléments communs à tous les immeubles. Il suffit de les télécharger et de les personnaliser selon les réalités de votre immeuble.
White Bird est un syndic de copropriété innovant qui met l’ensemble des documents de la copropriété, y compris le carnet d’entretien, à disposition de tous les copropriétaires. Il propose également un modèle de carnet d’entretien dématérialisé et complet en phase avec la réglementation. Vous pouvez le télécharger et le remplir pour avoir un carnet d’entretien bien construit et à jour.
Le modèle de carnet d’entretien de copropriété de White Bird simplifie les démarches liées à la création de ce document. Grâce à cela, tous les copropriétaires ainsi que les futurs acquéreurs pourront obtenir rapidement une copie du carnet mis à jour afin de prendre des décisions en toute connaissance.
Que se passe-t-il si le carnet d'entretien n'est pas créé ou mis à jour ?
L’article 18 de la loi de 1965 encadre les obligations du syndic concernant la création, la tenue et la mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble. En cas de mauvaise tenue de ce document par le syndic, ce dernier commet une faute de gestion et peut voir sa responsabilité engagée par un acquéreur potentiel ou par le syndicat des copropriétaires.
Le cas du copropriétaire
Si votre gestionnaire ne tient pas à jour le carnet d’entretien de la copropriété, privilégiez dans un premier temps le dialogue afin d’obtenir le document à l’amiable. Le syndicat des copropriétaires peut engager la responsabilité civile du syndic si le carnet d’entretien de l’immeuble n’est pas mis à jour convenablement.
En effet, le refus ou la mauvaise tenue du carnet d’entretien de copropriété est motif suffisant pour révoquer le syndic. Pour cela, la résolution doit être associée à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante et doit être validée par un vote à la majorité absolue en vertu de l’article 25 de la loi de 1965.
Important : En cas de changement de syndic, privilégiez un syndic qui vous facilite la vie. Grâce à son expérience et à sa connaissance du terrain, White Bird réduit vos charges et met toutes les informations de la copropriété à votre disposition. Nous sommes disponibles 7 j/7 pour répondre à vos questions.
Le cas du futur acquéreur
Vous êtes un futur acheteur d’un bien en copropriété, mais le gestionnaire refuse de vous fournir une copie du carnet d’entretien de l’immeuble ? Demandez-lui de vous donner la raison de son refus.
Le gestionnaire en cours de mandat a obligation de vous montrer cette archive si vous disposez d’un acte de vente ou d’une promesse unilatérale de vente important sur un lot de la copropriété concernée. Vous pouvez donc engager la responsabilité civile du syndic.
Si un litige survient après l’achat alors que vous n’avez pas eu la copie du carnet d’entretien de copropriété, le syndic peut être condamné à vous payer des dommages et intérêts. Vous devrez pour cela prouver votre préjudice. C’est le cas par exemple lorsqu’un acheteur supporte des frais imprévus en rapport avec des travaux d’entretien de copropriété à réaliser.
Il faut noter que la loi de 1965 ne fait aucune distinction entre les différents modèles de gestion en ce qui concerne les missions et les obligations du syndic. Ainsi, le syndic est tenu d’établir et de mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble en copropriété qu’il s’agisse d’un syndic professionnel ou d’un syndic non professionnel.